Wie die Verwaltung nachhaltiger wird

Wie die Verwaltung nachhaltiger wird

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Teaserbild-Quelle: Barbara Würmli

Verwaltungen arbeiten grösstenteils in Büros und ihre Mitarbeiter sollten sich nachhaltig verhalten. Doch in vielen Stadt- und Gemeindeverwaltungen ist Büroökologie noch kein Thema oder wird nur in einigen Teilbereichen in Angriff genommen. Anders ist das in Bern: Die Bundesstadt beschäftigt sich seit 25 Jahren mit der nachhaltigen Beschaffung von Büromaterial.

Ökologisches Büromaterial
Quelle: 
Barbara Würmli

Nachhaltiges Büromaterial ist noch nicht auf allen Gemeindeverwaltungen Standard.

Von Barbara Würmli*

Büroökologie will, dass Büros und ihre Arbeitsplätze so gestaltet sind, dass sich die Mitarbeitenden wohl fühlen und die Umwelt möglichst wenig belastet wird. Zentral sind die umwelt- und gesundheitsverträgliche Einrichtung sowie ein Geräte- und Büromaterialeinkauf nach ökologischen Kriterien. Denn Mobiliar, Innenraumluft, Geräte und  Verbrauchsmaterial können nicht nur die Gesundheit beeinflussen, sondern belasten auch unsere Umwelt unterschiedlich stark.

Entsprechend ist das Ziel einer ökologischen Optimierung von Büroarbeitsplätzen, die gesundheitsschädigenden Faktoren bei der täglichen Arbeit so gering wie möglich zu halten und Umweltbelastungen auf ein Minimum zu reduzieren.

Umweltschutz beginnt in vielen Fällen bei der Vermeidung: Die Frage, ob auf ein Produkt oder eine Dienstleistung verzichtet werden kann oder ob man den Verbrauch zumindest einschränken könnte, steht am Anfang. Ist man sicher, dass ein Produkt wirklich gebraucht wird, gilt es abzuklären, ob es gemeinsam genutzt werden kann oder für jeden Arbeitsplatz angeschafft werden muss.

Weiter gilt es auf Langlebigkeit zu setzen. Was aus robusten Materialien wie Holz oder Metall ist, wieder aufgefüllt oder repariert werden kann, ist erste Wahl. Zudem sollte bereits bei der Beschaffung darauf geachtet werden, dass die Geräte und Materialien rezykliert oder zumindest umweltgerecht entsorgtwerden können.

Büroökologie beinhaltet aber auch den Arbeitsweg und Dienstfahrten, geht über die Verpflegung am Arbeitsplatz bis hin zur physischen und psychischen Verfassung der Mitarbeitenden. Mit einem umfassenden Massnahmenplan für mehr Umwelt- und Gesundheitsschutz im Büro lässt sich die Produktivität steigern und die gesundheitsbedingten Absenzen minimieren.

Stadt Bern als Pionierin

Unter den Städten und Gemeinden nimmt die Stadt Bern seit vielen Jahren eine gewisse Vorreiterrolle ein. Bern hat bereits 1992 die ersten Massnahmen ergriffen und arbeitet seither daran, sich stetig zu verbessern. Unterstrichen wird dies durch das Label «Energiestadt Gold», das sich die Aarestadt erarbeitet hat, die Einführung eines internen Umweltmanagements und durch das Mittun bei diversen Aktionen für mehr Umweltschutz wie «Lokale Agenda 21» und «urwaldfreundliche Gemeinde».

Thomas Bongard, der Umweltverantwortliche der Stadt Bern, sagt dazu: «Wir erachten die Umsetzung von Umwelt- und Gesundheitsschutz in der Verwaltung als sehr wichtig. Büroökologie ist nur ein kleiner Teilbereich. Aber einer, in dem man relativ schnell einiges bewirken kann.»

Anleitungen essenziell

Um Nachhaltigkeit im Allgemeinen und Büroökologie im Speziellen in einem grossen Verwaltungsapparat umzusetzen, ist es wichtig, dass die Umweltfachstelle langfristige Ziele definiert und die Abteilungen anleitet, einfach umzusetzende Massnahmen zu ergreifen.

Thomas Bongard erklärt: «In Bern haben wir ein ‹Leitbild nachhaltige Beschaffung› erstellt und eine entsprechende Plattform mit Infomaterialien, Merkblättern und Ähnlichem geschaffen. Arbeitsgruppen in den verschiedenen Direktionen stellen sicher, dass wo möglich nach den von uns festgelegten Beschaffungskriterien eingekauft wird.»

Gerade bei der Büroökologie sei der nachhaltige Einkauf ein zentraler Punkt, da sich Technologien immer schneller entwickeln und immer wieder eine Geräteerneuerung nötig wird. Zudem werden Papier und Papierprodukte sowie Bürokleinmaterial in einer Stadtverwaltung in grossen Mengen verbraucht.

Wir erachten die Umsetzung von Umwelt- und Gesundheitsschutz in der Verwaltung als sehr wichtig.

Thomas Bongard
Thomas Bongard, Umweltverantwortlicher der Stadt Bern

Einfach dank Ökostatus

Damit für die Mitarbeitenden der Einkauf von umweltverträglichen Papierprodukten und Büromaterial sowie Mobiliar einfacher wird, hat sich Bern für den Onlineshop der Materialzentrale – die unter dem Namen «Logistik Bern» nicht nur die Stadtverwaltung sondern auch Teile der Kantonsverwaltung, Schulen und weitere Institutionen der öffentlichen Hand beliefert – etwas Besonderes einfallen lassen.

In der Beschreibung der einzelnen Produkte gibt es als spezielle Information den sogenannten Ökostatus. Es handelt sich dabei um einen Smiley der entweder lacht, ein ernstes Gesicht zeigt oder gar einen Lätsch macht. So sehen die Einkäufer sofort, ob das angepeilte Produkt ökologisch einwandfrei – was durch den lachenden Smiley bezeugt wird –, mittelmässig oder nicht empfehlenswert ist.

Gerade Mitarbeitendedie sich mit nachhaltiger Beschaffung noch nicht so gut auskennen, würden dieses Hilfsmittel sehr schätzen. Allerdings hat «Logistik Bern» grundsätzlich nicht nur nachhaltige Produkte im Angebot. Thomas Bongard erläutert: «Natürlich soll möglichst ökologisch eingekauft werden. Es ist aber auch wichtig, dass die Mitarbeitenden genau die Produkte bekommen, die sie für ihre spezifischen Aufgaben benötigen. Es bringt nichts, wenn bei der Beschaffung etwas speziell Nachhaltiges gewählt wird, das dann aber die nötigen Anforderungen nicht erfüllt.» Manchmal würden zum Beispiel Spezialpapiere oder wasserfeste Stifte gebraucht. «Das ist absolut legitim, so lange sie nicht unnötig eingesetzt werden.»

Thomas Bongard erklärt weiter, dass die Umsetzung von mehr Umwelt- und Gesundheitsschutz in einer grossen Stadtverwaltung nur dann funktioniere, wenn man den einzelnen Amtsstellen und Abteilungen einen gewissen Spielraum lasse und auf Eigenverantwortung setze. «Zu viel Druck bringt nichts», so Bongard. «Viel wichtiger ist es, die einzelnen Stellen zu motivieren, sich stetig – in demfür sie möglichen Tempo – zu verbessern.» So bietet das Amt für Umweltschutz den Abteilungen im Bereich Büroökologie eine umfangreiche Checkliste mit Massnahmenvorschlägen an. Anhand dieser kann die Abteilung klären, wo sie aktuell steht, und beschliessen, welche Verbesserungen sie als nächstes angehen will.

Und natürlich werden die Mitarbeiter dabei nicht allein gelassen. Thomas Bongard und die Umweltbeauftragten stehen den Mitarbeitenden bei Fragen jederzeit zur Verfügung.

Zentrale Beschaffung

Weil Papier in der Verwaltung eine entscheidende Ressource ist, wird es bei der Stadt Bern zentral ausgeschrieben und eingekauft. Der Papierverbrauch je Direktion wird jährlich von «Logistik Bern» erfasst und vom Amt für Umweltschutz im Umweltbericht ausgewiesen – mit dem Ziel, den Verbrauch weiter zu senken. Für Schul- und Büromobiliar hat «Logistik Bern» Standardprodukte definiert, welche zentral beschafft werden.

Auch der Einkauf von Computern, Druckernund Multifunktionsgeräten ist zentral geregelt. Damit wird sichergestellt, dass alle Arbeitsplätze mit energieeffizienten Geräten ausgerüstet sind. Die ökologische Handhabung dieser, liegt dann aber wieder im Ermessen jedes einzelnen Nutzers.

 

* Barbara Würmli ist freiberuflich als Umweltberaterin mit Schwerpunkt Büroökologie tätig. Zudem schreibt sie Fachartikel zu den Themen Umweltschutz sowie Ernährung und Gesundheit.

Unterstützung für Gemeinden

Die Plattform Kompass Nachhaltigkeit hilft Unternehmen und öffentlichen Beschaffern dabei, soziale und ökologische Kriterien besser in ihre Einkaufsprozesse zu integrieren. Die Plattform bietet Orientierung und praktische Unterstützung in Form von Merkblättern zur Beschaffung verschiedener Produktgruppen, dazu Hintergrundinformationen und Praxisbeispiele aus Unternehmen und Gemeinden in der Schweiz.