Beschaffung: Koordinieren und profitieren

Beschaffung: Koordinieren und profitieren

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Beschaffungsaufgaben sind komplex. Sie erfordern fachliches Know-how sowie fundierte Kenntnisse des Marktes und der rechtlichen Grundlagen. Beschaffungsgemeinschaften oder -plattformen können die einzelnen Auftraggeber entlasten und gleichzeitig eine professionelle, nachhaltige und rechtskonforme Beschaffung gewährleisten.

Gemischtes Gemüse
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Die koordinierte Beschaffung von Lebensmitteln ermöglicht der Stadt Zürich die Optimierung der wirtschaftlichen, ökologischen und sozialen Aspekte.

Von Marianne Stünzi*

Gemeinden in der Schweiz beschaffen jährlich Güter und Dienstleistungen im Umfang von rund 15Milliarden Franken. Diese Marktmacht könnte ein Hebel sein, um die Förderung von innovativen, umwelt- und sozialgerechten Produkten entscheidend voranzutreiben. Doch Beschaffungsaufgaben sind komplex.

Sie sind zudem oft auf die verschiedenen Verwaltungsabteilungen aufgeteilt und für die Verantwortlichen lediglich eine Aufgabe unter vielen. In der Regel bleibt nur wenig Kapazität, um sich das entsprechende Know-how und die nötige Marktkenntnis für eine nachhaltige und rechtskonforme Beschaffung anzueignen.

Der Weg, der aus diesem Dilemma führen und die Beschaffung professionalisieren kann, heisst Zusammenarbeit und Koordination. Das zeigen die Erfahrungen verschiedener Städte und Gemeinden.

Austausch und Unterstützung

So zum Beispiel die Erfahrungen der Gemeinde Mels SG mit ihren rund 8500 Einwohnern. Der Einkauf von Reinigungsmitteln und -geräten für Verwaltungsgebäude, Schulhäuser, Kindergärten, das Hallenbad und das Altersheim war über lange Zeit den jeweiligen Hauswarten überlassen. «Zum einen konnte das durchaus dazu führen, dass derselbe Lieferant innert weniger Tage gleich mehrfach in der Gemeinde vorfuhr», so Liegenschaftenverwalter Roger Ackermann. «Zum anderen war es schier unmöglich, eine Übersicht über die eingesetzten Produkte zu gewinnen.»

Er holte die Beteiligten an einen Tisch. In einem ersten Schritt listeten sie alle eingesetzten Produkte auf und recherchierten die verfügbaren Informationen dazu. In einem zweiten Schritt bereinigten sie diese Liste auf Basis der effektiven Bedürfnisse und des Beschaffungsleitbildes der Energiestadt Mels auf effiziente Geräte und auf Produkte, die weitgehend Rücksicht auf Umwelt und Gesundheit nehmen. Seither koordinieren die Hauswarte ihre Bestellungen in monatlichen Austauschtreffen und nutzen Geräte, die nicht im Dauereinsatz stehen, im Pool. Sie beobachten gemeinsam den Markt, testen Neues und tauschen ihre Erfahrungen aus. Die Transportkosten sind geschrumpft, die Mengenrabatte gestiegen, und das Know-how wächst kontinuierlich.

Wichtige Marktkenntnisse

Weiter geht die Stadt Zürich. Mit dem Beschaffungsleitbild hat der Stadtrat die Verwaltung bereits vor zehn Jahren beauftragt, nachhaltig zu beschaffen. Das Gesundheits- und Umweltdepartement (GUD) setzt diese Vorgaben koordiniert um und schreibt unter anderem die Beschaffung von Lebensmitteln für Alters- und Pflegezentren, Kinderbetreuungs- und soziale Einrichtungen sowie Spitäler gemeinsam aus. Da diese den Schwellenwert von 250000 Franken überschreitet, kommt die offene Ausschreibung zum Zug.

Neben der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben gemäss Submissionsverordnung, der städtischen Beschaffungsrichtlinien und der Vorgaben des GUD betreffend den Anteil an Bioprodukten werden für den Zuschlag weitere Kriterien berücksichtigt. Dazu zählen beispielsweise ökologische und soziale Mehrleistungen oder die Optimierung von Logistik, Transport und Verpackungen.

Für die konkrete Ausgestaltung der Submissionsunterlagen stellen sich laut Elisabeth Rohner, Leiterin Koordinierte Beschaffung beim GUD, aber noch weitere Fragen: Gibt es ausreichend Lieferanten, die die Vorgaben erfüllen können? Gibt es Einflüsse, wie beispielsweise eine Rohstoffverknappung oder neue Produkte, die zu berücksichtigen sind? Sind die verlangten Produkte in der nötigen Menge überhaupt verfügbar? Gute Kenntnisse des Marktes sind deshalb unerlässlich.

Positive Auswirkungen

Die Ergebnisse der koordinierten Beschaffung von Lebensmitteln lassen sich sehen: Der Anteil an Bio-Produkten konnte stetig erhöht werden und erreicht heute rund sieben Prozent. Die Lieferanten entwickeln sich weiter, setzen auf Produkte mit ökologischem und sozialem Mehrwert, investieren in das Recycling der Verpackungen und optimieren in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber den Bestell- und Lieferrhythmus.

Über die bestellte Menge und über Optimierungen in der Logistik lassen sich zudem Kosten sparen. «Koordinierte nachhaltige Beschaffung ist möglich und wirkt sich in vielerlei Hinsicht positiv aus», ist Elisabeth Rohner überzeugt. «Sie ist aber ein kontinuierlicher Prozess, der die Mitwirkung aller Beteiligten erfordert.» (...)

*Marianne Stünzi ist stellvertretende Geschäftsleiterin der Nonprofit-Organisation Pusch, die sich für den Schutz der Umwelt, eine nachhaltige Nutzung der natürlichen Ressourcen sowie vielfältige und artenreiche Lebensräume einsetzt.