Der Weg vom Lieferant zum Datenvalidator

Der Weg vom Lieferant zum Datenvalidator

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Teaserbild-Quelle: Martin Moritz/Pixelio
Der Bürger als Validator

Bund, Kantone und Gemeinden sitzen auf einer Unmenge an Daten über alle und jeden. Trotzdem fordern sie bei jeder Dienstleistung erneut dazu auf, ein Formular auszufüllen. Obwohl – oder eben gerade weil – die digitale Transformation grundlegende staatliche Aufgaben in Frage stellt, muss die Verwaltung lernen, effizienter mit den vorhandenen Daten umzugehen und Bürokratie abzubauen.

Aktenstapel auf Bürotisch
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Martin Moritz/Pixelio

Aktenstapel könnten im Zeitalter der digitalen Transformation schon sehr bald der Vergangenheit angehören – auch in den Gemeindeverwaltungen.

Durch die Digitalisierung werden die hoheitlichen Aufgaben des Staates auf grosser Linie in Frage gestellt», sagte Reinhard Riedl, Leiter des Zentrums Digital Society der Berner Fachhochschule an der BDO-Gemeindetagung. Bitcoin strebe eine Vergesellschaftlichung des Währungswesens an, Google, Facebook und Co. wollten elektronische Identitäten ausgeben und die Sharing Economy würde am liebsten die ganze Regulierung von grossen Geschäftszweigen abschaffen und durch Kundenbewertungen ersetzen (siehe auch Reinhard Riedls Artikel «Evolutionär und disruptiv»). Riedl appelliert deshalb an die Veränderungsbereitschaft jedes einzelnen – auch in den Gemeinden.

ICT ist bereits überall

Die Digitalisierung ist jedoch nicht erst seit gestern ein Thema. In den letzten Jahrzehnten hat sich die Arbeitsweise bereits grundlegend verändert. Das stimmt Lukas Fässler, Präsident des Vereins Schweizerische Städte- und Gemeindeinformatik (SSGI), zuversichtlich: «Ich behaupte, dass praktisch alle staatlichen Aufgaben heute durchwegs durch ICT-Fachapplikationen unterstützt werden. Wir haben für jedes Gebiet, für jede Aufgabe, für jede Zuständigkeit und für jede gesetzliche Grundlage irgendwo im Hintergrund ein System, sei das auf kommunaler, kantonaler oder Bundesebene.»

Zudem glaube er, dass heute schon fast alle geschäftsrelevanten Informationen zur Aufgabenerfüllung auf allen drei Ebenen in elektronischer Form vorhanden seien.

Wer hindert Bürokratieabbau?

«Für die Aufgabenerfüllung der Verwaltung – auch der kommunalen und städtischen Verwaltung – bräuchte es also kein Papier mehr», so Fässler. Eigentlich würde einer papierlosen Verwaltung nichts mehr im Wege stehen.

Wieso konnte die mühselige Formularwut immer noch nicht gestoppt werden? «Sind es etwa die Bürger oder Unternehmen, die gerne Formulare ausfüllen und einreichen? Oder ist es doch umgekehrt, ist es die Verwaltung, die nur dann arbeiten will, wenn ein Formular in Papierform eingereicht wird, möglichst mit eigenhändiger Unterschrift? Oder wenn der Gemeindeangestellte am Schalter dem Einwohner in die Augen schauen kann?», fragt Fässler herausfordernd.

Datenaustausch ohne Medienbruch

Immer wieder wird der Ruf nach weniger Bürokratie laut, sowohl von Seiten der Politik als auch von Bürgern und Unternehmen. Es ist eine Forderung nach effizienter und effektiver Zusammenarbeit.

Für Fässler geht es dabei aber um mehr als eine papierlose Verwaltung. «Das Ziel ist die medienbruchfreie Transaktion, der Austausch von Daten in einem bereits vollständig digitalisierten Umfeld, in dem die Verwaltung die Informationen schon hat.» Es gehe um den automatisierten Datenaustausch sowie die automatisierte Datenbereitstellung und -bearbeitung, und zwar auf allen Ebenen und unter allen Playern des E-Governments, also sowohl unter den Behörden als auch zwischen der Verwaltung und Einwohnern sowie Unternehmen.

Gesetz kann geändert werden

Ein erster Schritt in die richtige Richtung wäre ein Stopp der wilden Informationsbeschaffung. Einwohner und Unternehmen mit jedem Formular aufzufordern, bereits vorhandene Daten erneut anzugeben, macht wenig Sinn und verursacht lediglich zusätzliche Arbeit in der Verwaltung. «Wir sollten uns trauen, von einer Bringschuld der Verwaltungen zu sprechen», sagt Fässler. Es solle eine Verschiebung geben, weg von der weiteren Datensammlung hin zur Bereitstellung der vorhandenen Daten. So müsste der betroffene Bürger oder das Unternehmen diese lediglich noch validieren und freigeben.

Das Argument der Kritiker von langwierigen Gesetzgebungsverfahren lässt Fässler nicht gelten. Gesetze könnten durchaus geändert werden, Verordnungen sogar noch schneller, betont der Rechtsanwalt. «Je nach Stufe, die es für eine gesetzliche Grundlage braucht, ist es möglich, die entsprechende Basis zu schaffen und einen elektronischen oder eben papierlosen Datenaustausch zu gewährleisten.» (...)

Für die Aufgabenerfüllung der Verwaltung bräuchte es kein Papier mehr.

Lukas Fässler
Lukas Fässler, Präsident Schweizerische Städte- und Gemeindeinformatik

Kleine Gemeinde, radikale Papierlosigkeit

Büroräume der Gemeindeverwaltungen haben den Ruf, reihenweise Bundesordner, massive Aktenschränke und meterhohe Papierstapel zu beherbergen. Bei einem Blick ins Büro von Michel Brönnimann, Gemeindeschreiber von Laupen BE, wird man allerdings eines besseren belehrt. Papier ist bei ihm tabu. Seine IT-Infrastruktur bietet ihm alles, was er braucht. Sogar spontane Notizen flattern nicht auf Post-its durchs Büro, sondern werden auf digitalen Notizzetteln in verschiedenen Farben auf seinem «2-in-1»-Laptop, der Laptop und Tablet zugleich ist, festgehalten.

Selbstverständlich können die Geräte, die Brönnimann benutzt, nicht mit einer durchschnittlichen Büroeinrichtung verglichen werden. «Ich bin ein kleiner Freak», sagt Brönnimann. «Technikaffin klingt aber besser.» Seine Arbeitsweise – unabhängig von seiner Ausrüstung – verdeutlicht aber, dass Papierstapel und Aktenberge in der heutigen digitalen Welt eigentlich nicht mehr zeitgemäss
sind.

Um sich mit den Gemeinderäten auszutauschen, benutzt der Gemeindeschreiber zum Beispiel das Programm «OneNote». Dabei kann jeder die schriftlichen Ergänzungen seiner Ratskollegen einsehen. Auch die Sitzungsvorbereitung wird elektronisch abgewickelt. Der Gemeindeschreiber bedient die Gemeinderäte nur noch auf digitalem Weg, über die Geschäftsverwaltung, mit den entsprechenden Dokumenten. Jeder Gemeinderat kann im Vorfeld die Inhalte mit Kommentaren versehen und bereits elektronisch über das Geschäft abstimmen.

«Wir haben in der Organisationsverordnung Standards definiert, nach welchen Regeln eine Sitzungsvorbereitung ablaufen muss. Es wurde festgehalten, dass immer eine Sitzung stattfindet, auch wenn bereits alle elektronisch abgestimmt haben», so Brönnimann. Herrscht Einstimmigkeit, gibt es an der Sitzung aber nur noch eine kurze Rückfrage, bevor das Geschäft in der Schlussabstimmung genehmigt wird. Diese vollständig digitalisierte Arbeitsweise spare vor allem in der Zusammenarbeit im Team Zeit. Zudem gäbe es weniger Rückfragen an den Gemeindeschreiber. Einzig das Sitzungsprotokoll mit sämtlichen Beschlüssen muss von Gesetzes wegen ausgedruckt und unterzeichnet werden.

Autoren

Nadine Siegle
Stv. Chefredaktorin Kommunalmagazin

Nadine Siegle hat an der Universität Zürich Rechtswissenschaft studiert und 2013 abgeschlossen. Seit September 2016 ist sie stellvertretende Chefredaktorin beim Kommunalmagazin. Sie interessiert sich besonders für Themen der Nachhaltigkeit und Digitalisierung sowie für den sozialen Wandel.