Cockpit statt Blindflug

Cockpit statt Blindflug

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Die Gemeinde Lyss im Berner Seeland wächst und wächst. Für eine zukunftsorientierte Entwicklung wurde ein zentrales Tool eingeführt, das den Verantwortlichen alle relevanten Informationen rasch zur Verfügung stellt und die Gemeindeplanung vereinfacht.

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Sowohl beim Fliegen eines Flugzeugs als auch beim Führen einer Gemeinde ist es wichtig, die entscheidenden Informationen jederzeit verfügbar zu haben.

Von Hans Peter Pfister*

Bald 15 000 Einwohner zählt die Gemeinde Lyss im Herzen des Berner Seelands. Sie ist damit die mit Abstand grösste der 42 Gemeinden im Verwaltungskreis und erfüllt gleichzeitig die Funktion eines Regionalzentrums.

Lyss trägt die Labels «Energiestadt» und «Kinderfreundliche Gemeinde» und bietet alles, was eine moderne und zukunftsorientierte Gemeinde ausmacht. Lyss ist Ort für Freizeit, Wohnen, Einkaufen aber auch ein bedeutender Wirtschaftsstandort mit über 8000 Arbeits- und Ausbildungsplätzen in den unterschiedlichsten Branchen.

Trotzdem hat die Stadt, deren erste geschichtliche Spuren auf die vorchristlichen Kelten zurückgehen und die heute die Dörfer Lyss und Busswil sowie die beiden Weiler Hardern und Eigenacker umfasst, bis heute viel von ihrem seeländisch-dörflichen Charakter bewahrt. Für die nachhaltige Entwicklung ihrer Gemeinde sorgen der Lysser Gemeinderat, das Parlament (Grosser Gemeinderat) und nicht zuletzt die Gemeindeverwaltung. Dabei können sie seit diesem Sommer mit dem sogenannten Führungscockpit auf ein neues Instrument zurückgreifen.

Einfacher und schneller planen

«Wir hatten in der Gemeindeplanung und deren Überwachung bisher die Herausforderung, dass uns kein zentrales Tool zur Verfügung stand, um die relevanten Zahlen und Fakten rasch griffbereit zu haben. Mit unserem neuen Führungscockpit ist das nun möglich», erklärt Bruno Steiner, Abteilungsleiter Finanzen der Gemeinde Lyss.

Das Führungscockpit, das durch die Wagner AG realisiert wurde, baut auf der Microsoft-Lösung «Power BI» auf und bietet seinen Nutzern aktuell die Möglichkeit, sowohl die Bevölkerungs- als auch die Steuerentwicklung und den Verlauf der Schülerzahlen über mehrere Jahre hinweg mit sehr wenig Zeitaufwand einzusehen und zu analysieren. Praktisch ist auch die Integration der Finsta-Daten (Finanzstatistik der Gemeinden des Kantons Bern), womit sich Lyss sehr schnell mit anderen Gemeinden im Kanton vergleichen kann.

Die neue Lösung hat weitere Vorteile: Bisher führte jede Abteilung ihre Statistiken selber und die Daten waren in verschiedenen Systemen abgelegt. Nun werden alle Daten zentral in einem Excel-Sheet erfasst und von da sauber aufbereitet, interaktiv dargestellt sowie automatisch aktualisiert. Die Nutzer können jederzeit und mit jedem Gerät darauf zugreifen.

Es wäre auch möglich, Daten nicht nur aus Excel und dem Web, sondern etwa direkt aus dem ERP-System (Enterprise Resource Planning, Ressourcenplanung), aus einer HR- oder CRM-Software (Customer Relationship Management, Kundenbeziehungsmanagement) oder gar aus sozialen Netzwerken wie Facebook oder Twitter zu importieren.

Man kann natürlich weiter mit Excel und Diagrammen arbeiten, verpasst damit aber einige Chancen.

Bruno Steiner
Bruno Steiner, Abteilungsleiter Finanzen Gemeinde Lyss

Schritt für Schritt wachsen

Bruno Steiner nutzte sein neues Führungscockpit im Herbst 2017 erstmals im Budget- und Finanzplanungsprozess. Er simulierte damit die Situation im Hinblick etwa auf Steuereinnahmen bis ins Jahr 2022. Neben ihm steht das Führungscockpit ausserdem dem gesamten fünfköpfigen Gemeinderat sowie allen Abteilungsleitern der Gemeindeverwaltung und deren Stellvertretern zur Verfügung. Neue Nutzer können schnell und einfach hinzugefügt werden.

Bisher wurde der Umfang ganz bewusst klein gehalten. Doch bald sollen im Führungscockpit weitere Funktionen dazukommen. «Wir haben zum Start des Projekts intern bereits darüber diskutiert, ob wir auch die Bevölkerungsentwicklung innerhalb der Gemeinde nach Gebieten und Statistiken wie die Sozialhilfequote oder Leerwohnungszahlen mit hineinnehmen wollen. Aber wir haben uns dafür entschieden, klein zu starten und Schritt für Schritt zu wachsen, so wie es das ‹Berner Business Design Modell› mit ‹Design Thinking› propagiert», erklärt Steiner.

Dank dieser Konzentration auf die wesentlichsten Parameter der Gemeindeentwicklung war auch der finanzielle und personelle Aufwand für die Realisation und den Betrieb des Führungscockpits gering. «Man sollte zum Start definitiv nicht zu gross denken. Zu Beginn findet man eine Lösung mit 20 Seiten und mindestens ebenso vielen Auswertungsmöglichkeiten vielleicht toll. Aber nutzt man wirklich alle Auswertungen? Und wer pflegt die Daten?», fragt der Finanzleiter.

Chancen nicht verpassen

Bevor man ein ähnliches Projekt in Angriff nimmt, sollte man sich laut Steiner unbedingt folgende Fragen stellen: Was soll am Schluss entstehen? Welches sind für die Planung und Entwicklung der Gemeinde die zentralen und wichtigsten Eckdaten, Kennzahlen und Indikatoren? Was ist der Nutzen? Und wie funktioniert die Datenbeschaffung? Dabei ist die Datenpflege für Bruno Steiner ganz besonders wichtig. Ist sie, wie bei der Gemeinde Lyss, bereits vor dem Projekt sehr gut, ist dieses umso schneller umgesetzt.

Wurden die erwähnten Fragen vorgängig geklärt, so verrichtet ein Tool wie das Führungscockpit in den Augen von Steiner für alle Gemeinden gute Dienste. «Man kann anstelle dessen natürlich wie bisher weiter mit Excel und Diagrammen arbeiten, verpasst damit aber einige Chancen.» Chancen, die die Gemeinde Lyss heute nutzt.

«Auch wir waren mit unserer Datenaufbereitung eigentlich zufrieden. Als uns dann jedoch die Möglichkeiten des Führungscockpits gezeigt wurden, waren wir sofort Feuer und Flamme», so Steiner.

Herausforderung Datenschutz

Das Führungscockpit soll laufend weiterentwickelt werden. Entstehen soll ein Instrument, mit dem die Auswirkungen einer Bevölkerungszunahme auf bis zu 17 500 Einwohner simuliert werden können. Was geschieht beispielsweise mit der Leerwohnungsziffer? Welche Quartiere entwickeln sich wie? Und in welche Richtung bewegt sich der Ausländeranteil? Im März 2018 soll die erweiterte Version des Tools bereitstehen und solche Fragen beantworten.

Daneben stehen noch einige andere IT-Projekte auf der Agenda der Gemeinde Lyss. «Die Informatik ist sehr wichtig und heute nicht mehr wegzudenken aus unserer Verwaltung», so Steiner. Ein zentrales und mehrjähriges IT-Projekt ist die Digitalisierung des Personalwesens, wo in einem letzten Schritt auch HR  Analytics, also die Analyse aller HR-bezogenen Daten, ein Thema sein wird. Dabei wird es beispielsweise um Auswertungenin Bezug auf das betriebliche Gesundheitsmanagement gehen – eine Aufgabe wie gemacht für das Führungscockpit.

Spätestens dann würde natürlich der Datenschutz zu einem grossen Thema. «Aktuell arbeiten wir in unserem Führungscockpit nur mit bereits öffentlich zugänglichen Daten. Sollten weitere, unter Umständen heikle Daten dazu kommen, werden wir diese natürlich entsprechend behandeln», verspricht Steiner. So könnte man Daten anonymisieren oder nur mit statischen Zahlen arbeiten. Man ist also auch diesbezüglich für die Zukunft gerüstet.

 

* Hans Peter Pfister ist Mitglied der Geschäftsleitung der Wagner AG, einem IT-Dienstleister mit Hauptsitz in Kirchberg BE und Zweigstellen in Rümlang, St. Gallen und Basel. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung im Bereich Finanzen, Datenauswertung und Reporting.