Kanton Aargau beerdigt Records Management

Kanton Aargau beerdigt Records Management

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Teaserbild-Quelle: Bild: Pauline/Pixelio

Um den zunehmenden digitalen Datenfluss bewältigen und die Anforderungen des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) erfüllen zu können, wollte der Kanton Aargau eine ganzheitliche IT-Lösung – Records Management System (RMS) – in der kantonalen Verwaltung einführen. Das Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS) wurde 2009 vom Grossen Rat mit der Umsetzung des Projekts «Langzeitarchivierung elektronischer Daten im Kanton Aargau» (LAEDAG) beauftragt. Er bewilligte dazu im November 2010 einen Kredit von 4,52 Millionen Franken.

Betriebskosten von 1,5 Millionen pro Jahr

Auftragsgemäss wurde im April 2012 mit einem Pilot gestartet. Die Erfahrungen aus der Pilotphase zeigen aber, dass im Falle einer flächendeckenden Anwendung und Umsetzung in der kantonalen Verwaltung sehr hohe jährliche Betriebs- und Unterhaltskosten von bis zu 1,5 Millionen Franken anfallen würden. Nach der Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsanalyse und aus Kosten-Nutzen-Überlegungen hat der Regierungsrat beschlossen, auf den nächsten Projektschritt, die umfassende Einführung des RMS, zu verzichten.

Das im Projektverlauf erworbene Wissen sei aber nicht verloren, sondern helfe mit, künftige Herausforderungen im Archivmanagement zu meistern, teilt die Regierung mit. Die angeschaffte Hardware könne von der IT anderweitig verwendet werden. Die Kosten werden sich mit Abschluss des Projekts auf rund 1,6 Millionen Franken belaufen. Die gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung und Archivierung werden wie bis anhin ohne die technische Unterstützung eines RMS sichergestellt. (mgt/aes)