IT-Beschaffungskonferenz: Grosse Shoppingtour der Luzerner Schulen

IT-Beschaffungskonferenz: Grosse Shoppingtour der Luzerner Schulen

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Teaserbild-Quelle: Games for Change (CC BY-ND 2.0)

Die Beschaffung stellt Gemeinden immer wieder vor Herausforderungen. Geht es bei den Anschaffungen auch noch um Informatikmaterial, ist neben dem rechtlichen Know-how zudem ICT-Fachwissen nötig. Der Kanton Luzern hat einen Weg gefunden, um den Schulen die Erweiterung ihrer IT-Ausstattung zu erleichtern.

Der Lehrplan 21 bedeutet für viele Schulen, dass sie ihre IT-Ausrüstung aufstocken müssen.
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Games for Change (CC BY-ND 2.0)

Der Lehrplan 21 bedeutet für viele Schulen, dass sie ihre IT-Ausrüstung aufstocken müssen.

«An meinem ersten Tag im Rat war die Revision des Beschaffungs­rechts bereits Thema», erinnerte sich GLP-Nationalrätin Kathrin Bertschy anlässlich der diesjährigen IT-Beschaf­fungskonferenz an der Universität Bern. Erstmals Nationalratsluft schnupperte Bertschy im Jahr 2011. In der Zwischen­zeit wurde die Totalrevision des Bundesgesetzes über das öffentliche Be­schaffungswesen (BÖB) viel diskutiert, abgeschlossen ist das Thema aber noch lange nicht (siehe auch «Revision des Vergaberechts: Nun ist das Parlament am Zug»).

Im Nationalrat ist die Revisionsdebatte mittlerweile durch, die Be­ratungen im Ständerat stehen noch aus. Das revidierte Gesetz sei jedoch nicht vor 2020 zu erwarten, stellt Bertschy, die als Mitglied der Wirtschaftskommis­sion des Nationalrats am BÖB mitgear­beitet hat, in Aussicht. Sie zeigt sich aber erfreut darüber, dass der Nationalrat die umstrittene Regelung zur Geheimhal­tung der Ausschreibungsunterlagen gestrichen hat. «Es ist wichtig, dass wir diese Dokumente der Öffentlichkeit zugänglich machen.» Sie ist denn auch zuversichtlich, dass der Ständerat dies genauso sehen wird.

Kanton will Schulen bei Beschaffung unterstützen

Während das Parlament noch über künf­tige Regelungen diskutiert, stellt das gel­tende Beschaffungsrecht die Gemeinden im Alltag wie gewohnt vor verschiedene Herausforderungen. Geht es in einer Be­schaffung um ein anspruchsvolles und sich schnell veränderndes Gebiet wie die Informatik, stossen viele Verantwortliche an ihre Grenzen. Wie derzeit bei den An­schaffungen, die durch den Lehrplan 21 in den Schulen nötig werden. Der Kan­ton Luzern hat deshalb nach einem Weg gesucht, um den 83 Gemeinden die Be­schaffung von Computern und Zubehör für ihre Schüler zu vereinfachen.

Bildung darf nichts kosten

Mit dem neuen Lehrplan erhalten Fä­higkeiten rund um die Bereiche Medien und Informatik einen höheren Stellen­wert in der Schulbildung. Wie das entsprechende Fach eingeführt und umge­setzt wird, ist den Kantonen überlassen. «Wichtig ist, dass das Thema Digitalisie­rung unabhängig vom Fach ‹Medien und Informatik› in die übrigen Unterrichtsfächer integriert wird», betont Thomas Steimen, Projektleiter bei der Dienststel­le Volksschulbildung (DVS) des Kantons Luzern. In Luzern ging die etappenweise Umsetzung vor etwas mehr als einem Jahr, zu Beginn des Schuljahres 2017/2018, los.

Die Gemeinden haben kein Geld für teures Schulmaterial, aber die Volksschule muss unentgeltlich sein.

Thomas Steimen, Projektleiter Dienststelle Volksschulbildung (DVS) des Kantons Luzern
Thomas Steimen, Projektleiter DVS, Kanton Luzern

In Sachen IT-Ausrüstung ist die Aus­gangslage in den Schulen sehr unter­schiedlich. Die Umsetzung des Lehrplans bedeutet für die Schulen respektive die Gemeinden aber in aller Regel, dass sie etliche Geräte neu anschaffen müssen. «Der Kanton Luzern empfiehlt den Schu­len, ab dem zweiten Zyklus, also ab der dritten Klasse, eine Eins-zu-eins-Ausstat­tung für die Kinder», erklärt Steimen.

Jedes Kind muss also mit Laptop, Tablet oder sonst einem passenden Gerät ausgestattet sein. Doch das darf die Gemeinde natürlich nichts kosten. Das Dilemma: «Die Gemeinden haben kein Geld für teures Schulmaterial, aber die Volksschule muss unentgeltlich sein.» Schulmaterial und Lehrmittel müssen gratis zur Verfügung gestellt werden.

Kompatibel muss es sein

Für den Kanton Luzern kam das Prinzip «Bring your own device», bei dem jedes Kind seine eigenen Geräte von zuhause mitbringt, nicht in Frage. Das wurde be­reits in Pilotprojekten getestet. «Man stösst dabei auf etliche Kompatibilitäts­probleme. Die einen kommen mit Apple-Geräten, die anderen mit solchen von Microsoft, die einen haben neue, die an­deren ältere Betriebssysteme oder bei irgendeinem geht das WLAN nicht. Die Liste der möglichen Probleme ist lang», berichtet Steimen.

Wer einmal Geräte von mehreren Herstellern oder mit un­terschiedlichen Betriebssystemen kom­binieren wollte, weiss: Auch wenn es technisch nicht zwingend ein Ding der Unmöglichkeit sein muss, Zeit und Ner­ven braucht es allemal – ganz abgesehen vom nötigen Know-how.

Aufwendiger Prozess

Der Lehrplan und die kantonale Empfeh­lung verlangen von den Gemeinden also, dass sie ihre Schulen mit genügend – und idealerweise kompatiblen – Geräten ausstatten. Bevor diese eingekauft wer­den, muss der individuelle Bedarf defi­niert werden. Was bei einzelnen Geräten früher zackig erledigt war, ist heute um einiges anspruchsvoller: «In der Vergan­genheit erstellte die Schule ein techni­sches Konzept, sprach über die Preise und beschaffte daraufhin das nötige Material. Heute reicht das nicht mehr», so Steimen.

In Zeiten der schon weit fortgeschrittenen Digitalisierung müsse zunächst ein pädagogisches ICT-Konzept erstellt werden. Gestützt darauf werde dann das technische Konzept ausgear­beitet. Erst in diesem zweiten Schritt geht es um die Art und Anzahl der Ge­räte und Hilfsmittel, die zu beschaffen sind. Und anhand dieser Konzepte kann der Gemeinderat schliesslich das Budget sprechen.

Wer sich dann über den erfolgreichen Abschluss des Prozesses freut, vergisst jedoch: «Damit ist die Beschaffung noch nicht getan», betont Steimen. Da merke man plötzlich: «Ups, das sind so viele Geräte, dass wir eine Ausschreibung machen müssen.» Doch häufig fehlt das Know-how für solch aufwendige Ausschreibungen in den Gemeinden. Deshalb hat der Kanton Luzern seinen Gemeinden bei den Neuanschaffungen Hand geboten.

Rahmen vorgeben

Daraus resultierte eine gemeinschaftliche «Riesenbeschaffung». Die Idee da­hinter: eine einmalige Evaluation und zentrale Submission, gemeinsam für alle interessierten Gemeinden. Dies alles unter der Federführung der kantonalen Dienststelle Volksschulbildung, welche die Gerätschaften allerdings nicht selbst beschafft, sondern einen Rahmenvertrag abschliesst, über den die Gemeinden ihr Material schliesslich selbständig beim Sieger der Ausschreibung beziehen kön­nen. «Wir wollten die Bestellmengen bündeln und eine einmalige Ausschrei­bung machen. Im Zentrum stand aber der Gedanke, dass wir als Kanton nichts mit den Verträgen zwischen den Gemein­den und dem Anbieter zu tun haben», so Steimen.

Folie IT-Beschaffungskonferenz: Rahmenvertrag des Kantons Luzern
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Thomas Steimen, DVS Kanton Luzern

Der Kanton Luzern hat bewusst nur einen Rahmenvertrag abgeschlossen. Die eigentliche Abwicklung läuft über die Gemeinden.

Deshalb musste das gesuchte Ange­bot einen einfachen Webshop enthalten, über den die Schulen künftig die Geräte bestellen können, die sie tatsächlich brauchen. «Wir haben lediglich den Rah­men vorgegeben.» Und diesen musste Steimen mit einem Team von Juristen und Experten erst einmal definieren.

Drei Geräte zur Auswahl

Die Evaluation, welche Geräte im künf­tigen Angebot für die Schulen enthalten sein sollten, präsentierte sich bereits als erste Herausforderung. «Die Anforde­rungen der Gemeinden waren sehr heterogen. Und die Bedürfnisse in den Schulklassenstufen sind ebenfalls sehr verschieden.» Da der Webshop aber so einfach wie möglich mit einem für alle sinnvollen, aber eingegrenzten Angebot vorgesehen war, musste eine enge Aus­wahl getroffen werden.

«Zunächst woll­ten wir zwei Geräte, eines mit Touch-Screen und ein normales Notebook, anbieten.» Nach einer aufwendigen Analyse habe man aber noch ein Con­vertible-Gerät mit höherer Qualität hin­zugenommen, um auch die Option für etwas hochstehenderes Material zu bie­ten. Die Entscheidung fiel schliesslich auf drei Geräte mit unterschiedlichen Einsatzmöglichkeiten:

  • Preiswertes Convertible-Gerät mit Touch-Screen
  • Notebook ohne Touch-Screen
  • Convertible-Gerät mit Touch-Screen mit höherer Qualität

Ebenfalls im Webshop verfügbar sein sollte das entsprechende Zubehör, wie etwa Dockingstationen oder Laptoptaschen.

Spagat: langlebig und günstig

«Der Preis und die Robustheit waren uns besonders wichtig. Die Geräte müs­sen fünf bis sechs Jahre halten, sollten aber günstig sein», so Steimen. Es war ein Spagat nötig. «Die Zuschlagskriteri­en wurden heiss diskutiert. Ursprünglich wollten wir den Preis noch höher gewichten. Doch weil die Langlebigkeit ebenfalls wichtig ist, legten wir ihn am Ende bei 35 Prozent fest.»

Erschwerend für die Anbieter war, dass die ausschreibende Behörde keine genaue Bestellmenge definieren konnte. Das Ziel sollte sein, dass die Gemeinden – wann immer sie Bedarf haben – mit wenigen Klicks im Webshop bestellen kön­nen, was sie brauchen.

Sportlicher Zeitplan

Der Kanton informierte die Gemeinden proaktiv über den Plan einer künftigen Bestellplattform und versuchte so sicher­zustellen, dass interessierte Schulen mit allfällig vorgesehenen Beschaffungen noch zuwarten. Die DVS steckte sich dabei ein sehr ehrgeiziges Ziel: Der fertiggestellte Webshop sollte bereits auf das neue Schuljahr 2018/2019 für sämtliche Bestellungen zur Verfügung stehen. Die Publikation der Ausschrei­bung fand jedoch erst im Februar dieses Jahres statt. Ganz schön sportlich, schliesslich durfte weder der politische Prozess abgekürzt noch das Testing der Angebote an den Schulen vernachlässigt werden.

Im Mai erhielt schlussendlich die Business IT AG mit Sitz in Basel den Zu­schlag. Anfang Juni wurde der Rahmen­vertrag unterzeichnet. Dieser läuft vor­erst während fünf Jahren, danach kann er jährlich bis auf maximal zehn Jahre verlängert werden. «Der Lieferant ist für die dreijährige Garantie der Geräte verantwortlich. Der Betrieb und Support ist jedoch in der Verantwortung der Ge­meinden», betont Steimen.

Verifikation über den Kanton

Trotz engen Zeitplans konnte der Webshop rechtzeitig in Betrieb genommen und den interessierten Gemeinden prä­sentiert werden. Das Angebot richtet sich hauptsächlich an die Volksschulen. Die Gymnasien stehen aber vor den gleichen Herausforderungen. Deshalb hat der Kanton laut Steimen entschieden, alle Schulen mit einem Unter­richtsangebot für die obligatorische Schulzeit einzubeziehen.

Die Verifizie­rung der Schulen für den Webshop läuft über den Kanton. Bis zur IT-Beschaf­fungskonferenz Ende August hatten sich rund 30 Gemeinden registriert und es wurden bereits zwischen 600 und 700 Geräte bestellt. «Die Lehrpersonen ha­ben ohnehin schon genug Arbeit. Nun ist zumindest die Anschaffung der IT-Ausrüstung sehr viel einfacher für sie», freut sich Steimen.

Es wäre zwar utopisch zu erwarten, dass in einer derart komplexen Thema­tik mit dem totalrevidierten Beschaf­fungsrecht das Beschaffen plötzlich zum Kinderspiel würde. Doch es bleibt zu hoffen, dass die neuen Normen die eine oder andere Schwierigkeit beseitigen.

Neue Plattform für «intelligentere» Daten des Beschaffungswesens

Im Rahmen der IT-Beschaffungskonferenz stellte die Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit der Universität Bern eine neu entwickelte Plattform mit dem Namen «IntelliProcure» vor. Die Applikation soll «mehr Wissen (Intelligence), Erfahrungsaustausch, Effizienz und Vernetzung in das öffentliche Beschaffungswesen bringen», wie es auf der Webseite heisst. Die Wissenschaftler der Uni Bern analysieren dafür nun über 330 Gigabyte an Ausschreibungsdaten. Das Ergebnis dieser Auswertungen kann für einen jährlichen Beitrag zwischen 200 und 800 Franken (je nach Grösse der Organisation) bezogen werden. Das Angebot richtet sich an Beschaffungsstellen, Anbieter und andere Organisationen, wie beispielsweise Architekturbüros, Verbände oder Medien. (nsi)

Autoren

Nadine Siegle
Stv. Chefredaktorin Kommunalmagazin

Nadine Siegle hat an der Universität Zürich Rechtswissenschaft studiert und 2013 abgeschlossen. Seit September 2016 ist sie stellvertretende Chefredaktorin beim Kommunalmagazin. Sie interessiert sich besonders für Themen der Nachhaltigkeit und Digitalisierung sowie für den sozialen Wandel.